Weiterbildungen und Veranstaltungen festlegen

Sie haben neben dem Erstellen von Beiträgen und Seiten auch die Möglichkeit Veranstaltungen und Termine anzulegen.

Um im Kalender des Partnernetzwerks eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie im WordPress-Backend auf den Menüpunkt „Veranstaltungen“ in der linken Navigationsleiste.

Daraufhin öffnet sich eine Übersichtstabelle mit allen eingetragenen Terminen in der Reihenfolge der Erstellung. Der zuletzt aktualisierte Termin wird hier an erster Stelle angezeigt.

Im Folgenden wird chronologisch erklärt, wie Sie vorzugehen haben.

1. Veranstaltung hinzufügen

Um eine neue Veranstaltung im Kalender des Partnernetzwerkes anzulegen, fahren Sie mit dem Mauszeiger in der linken Menüleiste über den Punkt,,Veranstaltungen” und klicken auf ,,Hinzufügen

2. Veranstaltung benennen

Gleich dem Verfassen eines Beitrages oder einer Seite ist es notwendig, der Veranstaltung einen aussagekräftigen Titel und eine Beschreibung zu geben. Die Beschreibung oder Informationen zu der Veranstaltung sollten Sie im Textfeld eingeben. Auch die Formatierung des Textes, oder das Einfügen von Bildern und Ähnlichem, verhält sich gleich zu dem Erstellen von Beiträgen.

3. Veranstaltung datieren

Unter dem Textfeld finden Sie den Bereich „The Events Calendar“. Hier können bzw. sollten Sie zusätzliche Details zur Veranstaltung angeben.

Verpflichtend sind dabei Informationen zu Datum und Uhrzeit der Veranstaltung. Über das Dropdown-Menü kann der Beginn und das Ende der Veranstaltung ausgewählt werden. Außerdem kann ausgewählt werden, ob es sich um eine ganztägige Veranstaltung handelt.
Zudem können „Wiederholungsregeln“ eingestellt werden. Dies bedeutet, dass man wählen kann, ob es sich um ein einmaliges Event oder um einen wiederkehrenden Termin handelt. So müssen beispielsweise wöchentlich stattfindende Veranstaltungen nur einmal angelegt werden.

4. Veranstaltungsort

Auch der Veranstaltungsort ist eine verpflichtende Angabe. Füllen Sie dazu die folgenden Informationen zur Adresse der Veranstaltung aus. Die Häkchen zur Google-Karte sollten dabei gesetzt sein, sodass bei den Informationen zur Veranstaltung der Ort gleich auf der Landkarte visualisiert ist.

Falls der Veranstaltungsort für frühere Veranstaltungen bereits angelegt wurde, ist er im System schon gespeichert. Sie können ihn dann einfach über das Dropdown-Menü neben „Benutze gespeicherten Veranstaltungsort“ auswählen

5. Veranstalter

Ebenfalls verpflichtend sind Angaben zum Veranstalter. Auch hier kann, falls der Veranstalter bereits gespeichert ist, der Name einfach im Dropdown-Menü neben „Benutze gespeicherten Veranstalter“ ausgewählt werden. Falls er noch nicht gespeichert ist, kann er durch Ausfüllen der entsprechenden Informationen neu angelegt werden.

Weitere Informationen, wie ein externer Link zur Veranstaltung, Ansprechpartner oder Kosten der Veranstaltung, können optional hinzugefügt werden.

6. Additional Veranstaltung Fields

Sollte es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine Weiterbildung handeln, geben Sie bei “Dozent” den Namen an, wenn bekannt. Unter “Kursart” wählen Sie die Dauer, bzw. Zeitpunkt der Veranstaltung an. Geben Sie einen Ansprechpartner und die Mwst. an.

Bei “Anmeldeformular” fügen Sie den Shortcode des Anmeldeformular hinzu. Wie Sie dieses anlegen wird in Punkt 6.1. erklärt.

 

6.1. Anmeldeformular

Um ein Anmeldeformular in Ihre Veranstaltung zu integrieren müssen Sie die folgende Schritte beachten. Speichern Sie Ihre Veranstaltung und gehen Sie anschließen auf den Menüpunkt “Formulare”.

Nun öffnet sich eine Liste mit Formularen. Wählen Sie eins aus und klicken Sie auf “kopieren”. 

Auf der sich dann öffnenden Seite passen Sie das kopierte Formular an Ihre Veranstaltung an.
Geben Sie zunächst den Titel der Veranstaltung an (1), unsere Empfehlung lautet hier “Anmeldeformular “Name der Weiterbildung””.

Kopieren Sie anschließend den Shortcode (2), um diesen später in der entsprechenden Veranstaltung einpflegen zu können. (Diesen Schritt können Sie auch am Ende der Bearbeitung vornehmen)

E-Mail bearbeiten

Nun bearbeiten wir die E-Mails. Dazu gehen Sie auf den Reiter “E-Mail”. Hier ist zu beachten, dass es zwei E-Mails gibt.
“E-Mail” ist die Anmeldebestätigungsmail an Sie. “E-Mail(2)” ist die Anmeldebestätigungsmail die an den Kunden gesendet wird.

Bearbeitung von “E-Mail”:

1. Geben Sie in Feld 1 Ihre E-Mail-Adresse, bzw. die der Person, die die Bestätigungs-E-Mail erhalten soll.

2. Passen Sie den Betreff der E-Mail an. Wir empfehlen “Anmeldebestätigung “Name der Veranstaltung””.

Scrollen Sie anschließend weiter runter zu “E-Mail (2)”.

Bearbeiten E-Mail (2):

1.Passen Sie den Betreff der E-Mail an. Wir empfehlen “Anmeldebestätigung “Name der Veranstaltung””.

2. Geben Sie unter “Zusätzlicher Header” die “Reply-To” – E-Mail-Adresse an. Dies ist die E-Mail-Adresse an die der Kunde antworten kann.

Integration Shortcode in Veranstaltung:

Wählen Sie die Veranstaltung/Weiterbildung aus, für die Sie das Anmeldeformular generiert haben. Scrollen Sie dann zu den Additional Veranstaltung Fields und integrieren Sie hier den eben kopierten Shortcode bei “Anmeldeformular”.

Datenbank für die Anmeldungen

Um eingegangene Anmeldungen zu überprüfen/ zu downloaden gehen Sie im Menü auf “Formulare” und “Contact Form Advanced Database”.


In dem Auswahlfeld können Sie die entsprechende Veranstaltung auswählen, um die Anmeldungen einzusehen. Mit dem Button “Export XLS” können Sie alle Anmeldungen für die ausgewählte Veranstaltung als XLS-Datei herunterladen.

 

7. Beitragsbild und Kategorien

Laden Sie abschließend ein passendes Beitragsbild für Ihre Veranstaltung hoch. Außerdem müssen Sie der Veranstaltung eine Kategorie hinzufügen.

7. Veröffentlichen

Klicken Sie, wenn Sie die Veranstaltung vollständig bearbeitet und mit allen notwendigen Informationen versehen haben, auf „Veröffentlichen“. Das Veröffentlichen verhält sich ebenfalls analog zu dem Veröffentlichen eines Beitrages.

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