Die Thematik ZOOM und wie damit datenschutzrechtlich umzugehen ist, beschäftigt den TOM e.V. sowie einige Partner immer wieder. Deshalb haben wir beim Deutschen Tourismusverband (DTV) um weiterführende Informationen gebeten, die im folgenden zusammengefasst dargestellt werden:
Auch der DTV verwendet Zoom. Nach anfänglichen Bedenken, die öffentlich geäußert wurden, hat das Unternehmen datenschutztechnisch nachgebessert. Nach Informationen des DTV sind damit die datenschutzrechtlichen Bedenken soweit ausgeräumt. Hierzu finden Sie eine Pressemitteilung des Datenschutzbeauftragten des Landes Württemberg: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2020/06/PM-Zoom-bessert-nach_fin.pdf
Es empfiehlt sich, bei der Verwendung trotzdem einiges an Vorkehrungen zu treffen. So wird von Datenschutzexperten folgendes empfohlen:
- Benutzen Sie die bezahlte Version.
- Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer*innen die neuste Version nutzen.
- Setzen Sie den Server-Standort in Europa fest.
- Für die externe Kommunikation, beispielsweise mit Kund*innen, müssen Sie Informationen über die Nutzung von Zoom sowie über das Drittland, in dem die Daten durch das Tool verarbeitet werden (je nach Server-Standort!), in der Datenschutzerklärung Ihrer Website aufnehmen. (Hinweis auf Auftragsverarbeitungsvertrag und die Privacy-Shield-Zertifizierung/EU-Standardvertragsklauseln).
- Wählen Sie die Möglichkeit, Ihre Daten (z. B. aufgezeichnete Videokonferenzen) lokal bei Ihnen auf dem firmeneigenen Server zu speichern.
- Nutzen Sie die Aufzeichnungs-Funktion nur mit vorheriger Einwilligung aller Beteiligten.
- Versenden Sie den Einladungslink getrennt vom Zugangspasswort, um Zoombombing zu erschweren.
- Weisen Sie den/ die Konferenzleiter*in an, die Besprechung zu sperren, wenn alle Teilnehmer anwesend sind – so kann niemand Unbefugtes die Konferenz stören.
